Proces archiwizowania dokumentów to nie tylko ich przechowywanie, ale również na bieżąco niszczenie. Wynika to między innymi z przedawnienia oraz chęci ochrony danych osobowych klientów. W jaki sposób należy odpowiednio zniszczyć dokumentację? Eksperci wyjaśniają.
Niszczenie dokumentacji – dlaczego jest tak ważne?
Niszczenie dokumentacji jest bardzo ważne z wielu różnorodnych powodów. Należy przede wszystkim wziąć pod uwagę fakt, że to właśnie dzięki niej trwale usuwa się dane, które były zapisane. Dzięki temu można będzie zadbać o poufność.
Niszczenie dokumentacji jest ważny również ze względu na fakt, że to właśnie dzięki niej można pozbyć się niektórych umów przedawnionych. Zyskuje się wówczas dodatkowe wolne miejsce na nowe umowy. Zawsze należy wziąć to pod uwagę.
Niszczenie dokumentów – kto powinien się tym zająć?
Niszczenie dokumentów jest procesem, który powinien być przeprowadzony jedynie przez profesjonalistów, takich jak z m.in. firmy EkoAkta. To właśnie oni powinni posiadać wiedzę z zakresu prawa oraz utylizacji tego typu kontraktów oraz rozliczeń.
W ten sposób można zyskać gwarancję:
- trwałego usunięcia danych nawet z nośników zewnętrznych;
- profesjonalnej obsługi niszczarki zgodnej z RODO;
- odpowiedniego sortowania dokumentów.
Niszczenie akt bardzo często jest przeprowadzane przez firmy zewnętrzne. To właśnie one zajmują się tego typu procesem po to, aby można było odciążyć obowiązki niektórych przedsiębiorstw.
Mobilne niszczenie dokumentów – jak wybrać odpowiednią firmę?
Wybierając firmę, która oferuje mobilne niszczenie dokumentów, należy między innymi sugerować się forami internetowymi. To właśnie tam znaleźć można wiele praktycznych opinii na temat funkcjonowania konkretnych firm.
Dzięki temu niszczenie dokumentacji może odbyć się szybko oraz skutecznie. Zawsze należy brać to pod uwagę, aby można było uniknąć wielu nieprzyjemności. W ten sposób zyskać można także oszczędność czasu oraz odpowiednie zaświadczenia.
