Niszczenie dokumentów firmowych – o tym pamiętaj!

Utylizacja dokumentów firmowych odbywa się według ściśle określonych zasad, jakie narzucają przedsiębiorcom przepisy prawa. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim reguły dotyczące terminów przechowywania dokumentacji, a także zapisy rozporządzenia RODO.

Kiedy ma miejsce niszczenie dokumentów w firmie?

Niszczenie dokumentów w firmie to stosunkowo szerokie pojęcie. Przedsiębiorcy nie mogą w tej kwestii działać dowolnie – obowiązują ich bowiem ścisłe terminy, jakie narzucają przepisy prawa. Inne są bowiem okresy przechowywania dokumentacji:

  • księgowej,
  • podatkowej,
  • handlowej,
  • pracowniczej.

Utylizacja dokumentów może mieć miejsce już kolejnego dnia po upływie okresu przedawnienia, na co najczęściej decydują się firmy. Przechowywanie ich wymaga bowiem wygospodarowania odpowiedniej ilości miejsca, w dodatku generuje spore koszty.

Profesjonalne niszczenie dokumentacji firmowej

Niszczenie dokumentów firmowych to procedura, która nie może przebiegać w dowolny sposób. Niedopuszczalne jest bowiem na przykład umieszczenie ich w koszu wraz z innymi odpadami. Zgodnie z przepisami RODO, niszczenie dokumentacji firmowej musi być pełne, co uniemożliwia późniejsze odzyskanie z niej jakichkolwiek danych. Samodzielne niszczenie dokumentów firmowych jest trudne, mając na uwadze fakt, iż większość przedsiębiorców nie dysponuje stosownym sprzętem. Jeszcze więcej problemów generuje utylizacja dokumentów, które zapisane są na dyskach twardych. Idealnym rozwiązaniem jest bowiem rozmagnesowanie i zniszczenie nośnika informacji.

Czy utylizację dokumentów można zlecić firmie zewnętrznej?

Usługi niszczenia dokumentów cieszą się coraz większą popularnością. Firmy coraz częściej powierzają przedawnione papiery czy stare dyski twarde profesjonalistom, którzy doskonale wiedzą, jak trwale usunąć z nich dane. Korzyści wynikające ze współpracy z firmą zewnętrzną to między innymi:

  • oszczędność czasu,
  • optymalizacja kosztów,
  • pewność, że usługa zostanie wykonana zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Warto pamiętać, że niedopełnienie obowiązków, na przykład w zakresie danych osobowych, może skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę wysokich kar finansowych.

Na podstawie: https://proarchiv.pl/

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Zobacz więcej!

Tabliczki opisowe – jak mogą ułatwić pracę z opaskami zaciskowymi?

W nowoczesnych instalacjach, zarówno w przemyśle, jak i w infrastrukturze publicznej, kluczową rolę odgrywa nie tylko jakość używanych komponentów, ale również ich odpowiednia identyfikacja. Tabliczki opisowe, stosowane razem z opaskami zaciskowymi, stanowią prosty, ale niezwykle skuteczny sposób na oznakowanie i identyfikację kabli i przewodów. Dzięki nim, każdy technik czy inżynier może szybko zlokalizować potrzebny przewód […]

Czytaj więcej

Wybór idealnej ławy do salonu – kryteria, które pomogą podjąć decyzję

Wybór idealnej ławy do salonu to nie lada zadanie, szczególnie w kontekście zróżnicowanych potrzeb i preferencji estetycznych użytkowników. Ława do salonu jest nie tylko praktycznym meblem, ale także istotnym elementem dekoracyjnym, który może znacząco wpłynąć na wygląd i funkcjonalność całego wnętrza. W tym artykule omówimy kluczowe kryteria, które pomogą Ci podjąć najlepszą decyzję przy wyborze […]

Czytaj więcej

Jak wybrać idealnego producenta czapek na zamówienie dla swojej marki?

Wybór odpowiedniego producenta czapek na zamówienie to kluczowy krok w procesie tworzenia unikatowej linii produktów dla Twojej marki. Decyzja ta wpływa nie tylko na jakość i styl oferowanych przez Ciebie czapek, ale również na zadowolenie klientów oraz postrzeganie Twojej marki na rynku. Poniżej przedstawiam kompleksowy przewodnik, który pomoże Ci podjąć najlepszą decyzję. Zrozumienie własnych potrzeb […]

Czytaj więcej