Utylizacja dokumentów firmowych odbywa się według ściśle określonych zasad, jakie narzucają przedsiębiorcom przepisy prawa. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim reguły dotyczące terminów przechowywania dokumentacji, a także zapisy rozporządzenia RODO.
Kiedy ma miejsce niszczenie dokumentów w firmie?
Niszczenie dokumentów w firmie to stosunkowo szerokie pojęcie. Przedsiębiorcy nie mogą w tej kwestii działać dowolnie – obowiązują ich bowiem ścisłe terminy, jakie narzucają przepisy prawa. Inne są bowiem okresy przechowywania dokumentacji:
- księgowej,
- podatkowej,
- handlowej,
- pracowniczej.
Utylizacja dokumentów może mieć miejsce już kolejnego dnia po upływie okresu przedawnienia, na co najczęściej decydują się firmy. Przechowywanie ich wymaga bowiem wygospodarowania odpowiedniej ilości miejsca, w dodatku generuje spore koszty.
Profesjonalne niszczenie dokumentacji firmowej
Niszczenie dokumentów firmowych to procedura, która nie może przebiegać w dowolny sposób. Niedopuszczalne jest bowiem na przykład umieszczenie ich w koszu wraz z innymi odpadami. Zgodnie z przepisami RODO, niszczenie dokumentacji firmowej musi być pełne, co uniemożliwia późniejsze odzyskanie z niej jakichkolwiek danych. Samodzielne niszczenie dokumentów firmowych jest trudne, mając na uwadze fakt, iż większość przedsiębiorców nie dysponuje stosownym sprzętem. Jeszcze więcej problemów generuje utylizacja dokumentów, które zapisane są na dyskach twardych. Idealnym rozwiązaniem jest bowiem rozmagnesowanie i zniszczenie nośnika informacji.
Czy utylizację dokumentów można zlecić firmie zewnętrznej?
Usługi niszczenia dokumentów cieszą się coraz większą popularnością. Firmy coraz częściej powierzają przedawnione papiery czy stare dyski twarde profesjonalistom, którzy doskonale wiedzą, jak trwale usunąć z nich dane. Korzyści wynikające ze współpracy z firmą zewnętrzną to między innymi:
- oszczędność czasu,
- optymalizacja kosztów,
- pewność, że usługa zostanie wykonana zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Warto pamiętać, że niedopełnienie obowiązków, na przykład w zakresie danych osobowych, może skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę wysokich kar finansowych.
Na podstawie: https://proarchiv.pl/
