Niszczenie dokumentów firmowych – o tym pamiętaj!

Utylizacja dokumentów firmowych odbywa się według ściśle określonych zasad, jakie narzucają przedsiębiorcom przepisy prawa. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim reguły dotyczące terminów przechowywania dokumentacji, a także zapisy rozporządzenia RODO.

Kiedy ma miejsce niszczenie dokumentów w firmie?

Niszczenie dokumentów w firmie to stosunkowo szerokie pojęcie. Przedsiębiorcy nie mogą w tej kwestii działać dowolnie – obowiązują ich bowiem ścisłe terminy, jakie narzucają przepisy prawa. Inne są bowiem okresy przechowywania dokumentacji:

  • księgowej,
  • podatkowej,
  • handlowej,
  • pracowniczej.

Utylizacja dokumentów może mieć miejsce już kolejnego dnia po upływie okresu przedawnienia, na co najczęściej decydują się firmy. Przechowywanie ich wymaga bowiem wygospodarowania odpowiedniej ilości miejsca, w dodatku generuje spore koszty.

Profesjonalne niszczenie dokumentacji firmowej

Niszczenie dokumentów firmowych to procedura, która nie może przebiegać w dowolny sposób. Niedopuszczalne jest bowiem na przykład umieszczenie ich w koszu wraz z innymi odpadami. Zgodnie z przepisami RODO, niszczenie dokumentacji firmowej musi być pełne, co uniemożliwia późniejsze odzyskanie z niej jakichkolwiek danych. Samodzielne niszczenie dokumentów firmowych jest trudne, mając na uwadze fakt, iż większość przedsiębiorców nie dysponuje stosownym sprzętem. Jeszcze więcej problemów generuje utylizacja dokumentów, które zapisane są na dyskach twardych. Idealnym rozwiązaniem jest bowiem rozmagnesowanie i zniszczenie nośnika informacji.

Czy utylizację dokumentów można zlecić firmie zewnętrznej?

Usługi niszczenia dokumentów cieszą się coraz większą popularnością. Firmy coraz częściej powierzają przedawnione papiery czy stare dyski twarde profesjonalistom, którzy doskonale wiedzą, jak trwale usunąć z nich dane. Korzyści wynikające ze współpracy z firmą zewnętrzną to między innymi:

  • oszczędność czasu,
  • optymalizacja kosztów,
  • pewność, że usługa zostanie wykonana zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Warto pamiętać, że niedopełnienie obowiązków, na przykład w zakresie danych osobowych, może skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę wysokich kar finansowych.

Na podstawie: https://proarchiv.pl/

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Zobacz więcej!

Mała fontanna – idealne uzupełnienie ogrodu

Projektowanie ogrodu najlepiej realizować wraz z uznanym specjalistą u boku. Dzięki temu właściciele posesji z ogrodem będą mieć pewność, iż zainwestują w innowacyjne i funkcjonalne rozwiązania, które posłużą im przez długie lata. Jednym z nich jest mała fontanna ogrodowa, sprawdzająca się zarówno na rozległych terenach zielonych, jak i mniejszej przestrzeni. Co konkretnie przemawia za zainwestowaniem […]

Czytaj więcej

Regeneracja DPF w profesjonalnym warsztacie samochodowym – zalety

W dzisiejszych czasach coraz więcej kierowców zwraca uwagę na ekologię i dbałość o środowisko naturalne. Jednym z najważniejszych elementów w tym procesie jest zapewnienie właściwej obsługi samochodu, w tym filtra cząstek stałych (DPF). DPF odpowiada za redukcję emisji zanieczyszczeń, a jego regeneracja to niezbędne działanie, aby zachować skuteczność i wydłużyć żywotność. W tym artykule omówimy […]

Czytaj więcej

Źródło finansowania inwestycji – emisja obligacji przez jednostki samorządu terytorialnego

Obligacje samorządowe już od dłuższego czasu są niezwykle popularne. Korzystają z nich zarówno małe gminy, jak i większe miasta. Jest to związane z faktem, że zadłużenie tego typu pozyskuje się łatwiej i taniej, w przeciwieństwie do kredytów bankowych. Poza tym, emisje obligacji są lepiej dopasowane do wymogów ustawy o finansach publicznych. Co warto wiedzieć o […]

Czytaj więcej